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Guía de retención de registros

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?

El período de tiempo que debe conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registra el documento. Por lo general, debe conservar sus registros que respalden un elemento de ingreso, deducción o crédito que se muestra en su declaración de impuestos hasta que venza el período de prescripción de esa declaración de impuestos.

El período de prescripción es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el IRS puede aplicar impuestos adicionales. La siguiente información refleja los períodos de prescripción que aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la planilla. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.

Nota: Guarde copias de sus declaraciones de impuestos presentadas. Ayudan a preparar futuras declaraciones de impuestos y hacer cálculos si presenta una declaración enmendada.

Período de Prescripción que aplica a las declaraciones del impuesto sobre la renta

1. Mantenga registros durante 3 años si las situaciones (4), (5) y (6) a continuación no se aplican a usted.

2. Mantenga registros durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración.

3. Mantenga registros durante 7 años si presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o deducción de deuda incobrable

4. Mantenga registros durante 6 años si no informa los ingresos que debe informar y son más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración.

5. Mantenga registros indefinidamente si no presenta una declaración.

6. Mantenga registros indefinidamente si presenta una declaración fraudulenta.

7.Mantenga registros de impuestos sobre la nómina durante al menos 4 años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde.

Las siguientes preguntas deben aplicarse a cada registro cuando decida si conservar un documento o desecharlo.
¿Están los Registros relacionados con la propiedad?
En general, mantenga los registros relacionados con la propiedad hasta que expire el período de prescripción para el año en que enajene la propiedad. Debe mantener estos registros para calcular cualquier deducción por depreciación, amortización o agotamiento y para calcular la ganancia o pérdida cuando venda o disponga de la propiedad
ISi recibió propiedad en un intercambio no sujeto a impuestos, su base en esa propiedad es la misma que la base de la propiedad que entregó, incrementada por el dinero que pagó. Debe conservar los registros de la propiedad antigua, así como de la propiedad nueva, hasta que expire el período de prescripción para el año en que enajene la propiedad nueva.
¿Qué debo hacer con mis registros para fines no tributarios?
Cuando sus registros ya no sean necesarios para fines fiscales, no los deseche hasta que verifique si debe conservarlos por más tiempo para otros fines. Por ejemplo, su compañía de seguros o sus acreedores pueden exigirle que los mantenga por más tiempo que el del IRS.
¿Por qué debo mantener registros?
Todo el mundo en el negocio debe mantener registros. Mantener buenos registros es muy importante para su negocio. Los buenos registros le ayudarán a hacer lo siguiente:
Monitoree el progreso de su negocio
Necesita buenos registros para monitorear el progreso de su negocio. Los registros pueden mostrar si su negocio está mejorando, qué artículos se están vendiendo o qué cambios necesita hacer. Los buenos registros pueden aumentar la probabilidad de éxito empresarial.
Prepare sus estados financieros
Necesita buenos registros para preparar estados financieros precisos. Estos incluyen estados de resultados (pérdidas y ganancias) y balances. Estos estados de cuenta pueden ayudarlo a tratar con su banco o acreedores y ayudarlo a administrar su negocio.
Un estado de resultados muestra los ingresos y los gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado.  Un Balance General muestra los activos, pasivos y su capital en el negocio en una fecha determinada.
Identifique las fuentes de sus ingresos
Recibirá dinero o propiedad de muchas fuentes. Sus registros pueden identificar las fuentes de sus ingresos. Necesita esta información para separar los recibos comerciales de los no comerciales y los ingresos imponibles de los no imponibles.  
Lleve un registro de sus gastos deducibles
A menos que los registre cuando ocurran, es posible que se olvide de los gastos cuando prepare su declaración de impuestos.
Mantenga un registro de su base en la propiedad
Su base es la cantidad de su inversión en propiedad para propósitos de impuestos. Utilizará la base para calcular la ganancia o pérdida en la venta, intercambio u otra disposición de la propiedad, así como las deducciones por depreciación, amortización, agotamiento y pérdidas por hechos fortuitos.
Prepare su declaración de impúestos
Necesita buenos registros para preparar sus declaraciones de impuestos. Estos registros deben respaldar los ingresos, gastos y créditos que reporta. Generalmente, estos son los mismos registros que usa para monitorear su negocio y preparar su estado financiero.  
Elementos de apoyo informados en sus declaraciones de impuestos
Debe mantener sus registros comerciales disponibles en todo momento para su inspección por parte del IRS. Si el IRS examina cualquiera de sus declaraciones de impuestos, se le puede pedir que explique los elementos informados. Un conjunto completo de registros acelerará el examen.
¿Qué tipo de registros debo mantener?
Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros adecuado para su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El negocio en el que se encuentra afecta el tipo de registros que necesita mantener para propósitos de impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen normalmente se hace en sus libros comerciales (por ejemplo, libros de contabilidad y libros mayores). Sus libros deben mostrar su ingreso bruto, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente comercial es la principal fuente de entradas en los libros comerciales.
Algunas empresas optan por utilizar software  o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir con los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la Publication 583, Starting a Business and Keeping Records.
Documentos comerciales de soporte
Las compras, ventas, nóminas y demás transacciones que tengas en tu negocio generarán documentos de respaldo. Los documentos de respaldo incluyen boletas de venta, facturas pagadas, facturas, recibos, boletas de depósito y cheques cancelados. Estos documentos contienen la información que necesita registrar en sus libros. Es importante conservar estos documentos porque respaldan las entradas en sus libros y en su declaración de impuestos. Debes guardarlos de forma ordenada y en un lugar seguro. Por ejemplo, organízalos por año y tipo de ingreso o gasto.
Los siguientes son algunos de los tipos de registros que debe mantener:
Los ingresos brutos son los ingresos que recibe de su negocio. Debe conservar los documentos de respaldo que muestren las cantidades y las fuentes de sus ingresos brutos. Los documentos para ingresos brutos incluyen lo siguiente:
Las compras son los artículos que compra y revende a los clientes. Si usted es un fabricante o productor, esto incluye el costo de todas las materias primas o piezas compradas para la fabricación de productos terminados. Sus documentos de respaldo deben identificar al beneficiario, el monto pagado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió e incluir una descripción del artículo para demostrar que el monto fue para compras. Los documentos para las compras incluyen lo siguiente:  Cheques cancelados u otros documentos que reflejen prueba de pago/fondos electrónicos transferidos
Recibos de cinta de caja registradora
Recibos y extractos de tarjetas de crédito
Facturas
Nota :Es posible que se necesite una combinación de documentos de respaldo para corroborar todos los elementos de la compra.
Los gastos son los costos en los que incurre (aparte de las compras) para llevar a cabo su negocio. Sus documentos de respaldo deben identificar al beneficiario, el monto pagado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió e incluir una descripción del artículo comprado o el servicio recibido que muestre que el monto fue para un gasto comercial. Los documentos para gastos incluyen lo siguiente:
Cheques cancelados u otros documentos que reflejen prueba de pago/fondos electrónicos transferidos
Recibos de cinta de caja registradora
Estados de cuenta
Recibos y extractos de tarjetas de crédito
Facturas
Nota: Es posible que se necesite una combinación de documentos de respaldo para justificar todos los elementos del gasto.
Gastos de viaje, transporte, entretenimiento y obsequios
Si deduce gastos de viaje, entretenimiento, obsequios o transporte, debe poder probar (justificar) ciertos elementos de los gastos. Para obtener información adicional, consulte la  Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses.
Los activos son la propiedad, como maquinaria y muebles, que posee y utiliza en su negocio. Debe mantener registros para verificar cierta información sobre los activos de su empresa. Necesita registros para calcular la depreciación anual y la ganancia o pérdida cuando vende los activos. Los documentos de bienes deben mostrar la siguiente información:  Cuándo y cómo adquirió los activos
Precio de compra
Costo de cualquier mejora
Sección 179 deducción tomada
Deducciones tomadas por depreciación
Deducciones tomadas por pérdidas fortuitas, como pérdidas resultantes de incendios o tormentas
Cómo usaste el activo
Cuándo y cómo se deshizo del activo
Precio de venta
Gastos de venta Los siguientes documentos pueden mostrar esta información.
Facturas de compra y venta
Declaraciones de cierre de bienes raíces
Hay registros de impuestos sobre la nómina específicos que debe conservar. Mantenga todos los registros de empleo durante al menos cuatro años. Para obtener información adicional, consulte Recordkeeping for Employers y  Publication 15, Circular E Employers Tax Guide.
¿Cómo debo registrar mis transacciones comerciales?
Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye un resumen de sus transacciones comerciales. Las transacciones comerciales normalmente se resumen en libros llamados diarios y libros mayores. Puede comprarlos en su papelería local o tienda de suministros de oficina.
Un diario es un libro en el que registra cada transacción comercial que se muestra en sus documentos de respaldo. Es posible que deba llevar diarios separados para las transacciones que ocurren con frecuencia.
Un libro mayor es un libro que contiene los totales de todos sus diarios. Está organizado en diferentes cuentas.
Registros electrónicos: Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros comerciales que se mantienen mediante software de contabilidad electrónica, software de punto de venta, software financiero o cualquier otro sistema de registros electrónicos. El sistema electrónico debe proporcionar un registro completo y preciso de sus datos que sea accesible para el IRS.
Si lleva diarios y libros mayores en papel o electrónicos, y cómo los lleva depende del tipo de negocio en el que se encuentre. Por ejemplo, un sistema de mantenimiento de registros para una pequeña empresa podría incluir los siguientes elementos:
Chequera comercial
Resumen diario y mensual de recibos de caja
Consultar diario de desembolsos
Hoja de trabajo de depreciación
Registros de compensación de empleados
Nota: El sistema que utiliza para registrar transacciones comerciales será más efectivo si sigue buenas prácticas de mantenimiento de registros. Por ejemplo, registre los gastos cuando ocurran e identifique las fuentes de ingresos. Generalmente, es mejor registrar las transacciones diariamente. Para obtener información adicional sobre cómo registrar sus transacciones comerciales, consulte la Publication 583, Starting a Business and Keeping Records.
¿Cuál es la carga de la prueba?
La responsabilidad de probar entradas, deducciones y declaraciones realizadas en sus declaraciones de impuestos se conoce como la carga de la prueba. Debe poder probar (justificar) ciertos elementos de los gastos para deducirlos. Generalmente, los contribuyentes cumplen con su carga de la prueba al tener la información y los recibos (cuando sea necesario) de los gastos. Debe mantener registros adecuados para probar sus gastos o tener pruebas suficientes que respalden su propia declaración. Por lo general, debe tener evidencia documental, como recibos, cheques cancelados o facturas, para respaldar sus gastos. Se requiere evidencia adicional para viajes, entretenimiento, obsequios y gastos de automóviles.
¿Cuánto tiempo debo mantener los registros de impuestos sobre el empleo?
Mantenga todos los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años después de presentar el cuarto trimestre del año. Estos deben estar disponibles para la revisión del IRS. Los registros deben incluir:
Su número de identificación patronal.
Montos y fechas de todos los pagos de salarios, anualidades y pensiones.
Cantidades de propinas reportadas.
El valor justo de mercado de los salarios en especie pagados.
Nombres, direcciones, números de seguro social y ocupaciones de empleados y destinatarios.
Cualquier copia del empleado del Formulario W-2 que le fue devuelta porque no se pudo entregar.
Fechas de empleo.
Períodos por los cuales se pagó a los empleados y beneficiarios mientras estaban ausentes debido a enfermedad o lesión y el monto y la tasa semanal de los pagos que usted o terceros pagadores les hicieron.
Copias de los certificados de retención de impuestos sobre la renta de los empleados y beneficiarios (Formularios W-4, W-4P, W-4S y W-4V).
Fechas y montos de los depósitos de impuestos que realizó.
Copias de las declaraciones presentadas.
Registros de propinas asignadas.
Registros de los beneficios complementarios proporcionados, incluida la justificación.